Como usar o aplicativo do organizador da Sympla para realizar o check-in?

O aplicativo Sympla - Organizador foi desenvolvido para facilitar o controle de acesso dos participantes  ao evento com tecnologia, segurança e rapidez.

Para utilizá-lo, você deve possuir um smartphone com sistema Android equipado com câmera e que possua conexão com a internet para que os dados sejam atualizados em tempo real.

  1. Entre na Play Store, procure o aplicativo Sympla - Organizador e clique em Instalar;
  2. Após realizar o download, faça login no aplicativo utilizando sua conta Sympla. Se você deseja que outras contas possuam acesso ao seu evento, clique aqui e saiba como definir diferentes níveis de acesso;
  3. O aplicativo possui 4 telas, sendo elas: lista de eventos, informações do evento, check-in no modo lista e check-in no modo câmera.

 

 

Lista de eventos

Nesta tela você encontra todos os eventos futuros que estão relacionados à conta que foi utilizada no login. Para dar procedimento à realização de check-in, você deve clicar no evento escolhido;


Informações do evento

Ao clicar no evento, a tela de informações abrirá. Ela mostra os dados básicos do evento - nome, a data e o horário - além do número de ingressos vendidos em relação ao número de ingressos que foi disponibilizado e a quantidade de check-ins já realizados no seu evento – dados que são atualizados em tempo real. Ela também mostra o botão Check-in, onde você deve clicar para dar início ao processo de validação dos ingressos.

 

 

O aplicativo permite que o check-in seja realizado tanto pelo modo lista e quanto pelo modo câmera, onde é feita a leitura do QR Code.

Modo Lista

Ao clicar em Check-in, o modo lista exibirá o nome de todos os participantes do seu evento em ordem alfabética. É possível realizar buscas pelo nome do participante ou através do código do ingresso utilizando o menu de busca (disponível no próprio aparelho) para efetuar o check-in manual de cada participante.

Vamos supor que exista um participante do seu evento chamado Carlos Eduardo e você gostaria de realizar o check-in do mesmo. Para isso, basta clicar uma vez no ícone de check ao lado do nome dele e novamente em Check-in para confirmar, conforme a imagem abaixo:

 

 

Nesse mesmo menu é possível filtrar a entrada de tipos específicos de ingressos em sua portaria. Basta utilizar a ferramenta Filtrar, assim como mostramos a seguir:

 

Essa função é ideal caso seu evento possua diferentes entradas para cada tipo de ingresso (como áreas VIP ou camarotes) ou ingressos por dia de evento.

O filtro, quando utilizado, também se aplica ao modo câmera.

Modo Câmera

Para realizar o check-in utilizando o modo câmera, você deve clicar no símbolo de QR Code localizado no canto superior direito da tela Modo lista.

 

 

Aqui você realiza o check-in dos participantes de forma simples e rápida. Com a câmera ativada, basta centralizar o QR Code presente no ingresso dentro da mira de foco da câmera do celular que a leitura será realizada rapidamente.

A leitura do QR Code do ingresso é feita quase que instantaneamente quando o celular possui uma boa conexão com a internet. Se por alguma razão ela estiver lenta, a mensagem “Carregando” irá aparecer.

 

 

#Atenção: avalie a iluminação da portaria. A leitura do aplicativo é prejudicada em ambientes com baixa iluminação.

#DicaSympla: Distanciar o seu smartphone pode facilitar a leitura do QR Code.

As possíveis respostas do aplicativo

Após a leitura, o aplicativo mostrará uma mensagem dentre as quatro a seguir:

#DicaSympla: é altamente recomendável que você tenha conhecimento das possíveis respostas do aplicativo!


Check-in realizado

Significa que o ingresso é válido, pertence ao evento e a entrada do seu portador está liberada. Essa mensagem acompanha o horário em que o check-in foi realizado.

Ingresso já utilizado

Significa que o ingresso é válido e pertence ao evento, mas já foi validado anteriormente. Quando essa opção aparece, recomendamos que você verifique o horário que o check-in foi realizado e qual o horário da última leitura. 

Fique atento para não realizar a leitura do mesmo ingresso duas vezes. Isso pode ocorrer, por exemplo, se o telefone estiver no modo silencioso, omitindo o sinal de aviso da leitura, ou caso o operador se distraia. Por isso, confira sempre os horários mostrados na tela no momento do check-in caso essa mensagem apareça.

Entrada limitada

Significa que o ingresso é válido e pertence ao evento, mas a entrada daquele tipo específico de ingresso foi limitada através da ferramenta de filtros. Nesse caso, basta conferir a política do evento quanto à entrada deste tipo de ingresso e à qual portaria ele pertence. Feito isso, basta direcionar o participante para a portaria de entrada correta.

Na maior parte dos casos, basta verificar no ingresso do participante qual o nome do mesmo para encaminhá-lo para a entrada apropriada.

Código inválido

Significa que este ingresso não é válido, não pertence a este evento e a entrada de seu portador não é permitida. Geralmente esse aviso acontece quando o ingresso pertence a outro evento, ou foi cancelado a pedido do comprador ou pela análise de risco que é realizada sobre cada compra. Nessa situação, confira as informações do ingresso (nome, data, hora do evento e demais dados do participante) e se informe de como aquele ingresso foi adquirido (venda online, pontos de venda oficiais ou outros).

Operando o aplicativo sem conexão à internet

Se no local do evento não for possível utilizar o aplicativo conectado à internet, realize os procedimentos abaixo para operar a sua portaria:

  1. Antes de levar o equipamento ao evento, faça o login no aplicativo em um local com acesso à internet e abra a lista de participantes para sincronizar;
  2. Com algumas horas de antecedência à abertura do evento, verifique se todos os celulares que serão utilizados estão logados no aplicativo e com a lista de participantes aberta previamente (quando com conexão à internet). Se não, faça como na dica 1;
  3. Encerre as vendas online logo antes da última sincronização dos seus celulares.

Não se esqueça de conectar os telefones após o evento à internet e sincronizar as informações do aplicativo.

Para isso, basta conectar cada celular que você utilizou à internet, fazer login no aplicativo, selecionar o evento, clicar em Check-in e então na seta redonda no canto superior esquerdo da tela, conforme a imagem abaixo:

 

 

Restou alguma dúvida? Não hesite em falar conosco :)

 

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