Como controlar a entrada de participantes no dia do evento?

O controle de entrada de participantes, também conhecido como check-in ou credenciamento, é um dos pontos mais importantes de um evento. Sabemos disso e oferecemos algumas opções fáceis e seguras para te ajudar neste processo.

Check-in online

Através do computador

Através desta modalidade, o controle de entrada funciona como nos aeroportos: o participante chega ao evento, você faz a busca pelo nome do participante ou pelo nº do pedido no painel de controle do seu evento, o encontra e... check-in! Este método é recomendado para eventos realizados em local com boa conexão à internet e com espaço para um ou mais computadores - especialmente para eventos em que haja uma necessidade de credenciamento, em que muitas vezes há a entrega de material promocional e crachá personalizado.

Para utilizar esta modalidade, acesse o menu "Check-in" e escolha a opção "Check-in online":

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A lista é dada em ordem alfabética. Mas você também pode utilizar a ferramenta de busca, pesquisando pelo nome, sobrenome ou número do ingresso do participante na parte superior da página.

Através do smartphone

Se você possui um celular com sistema operacional Android ou iOS, você pode baixar o nosso aplicativo Sympla - Organizador para realizar o controle de entrada de participantes do seu evento!

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Através do aplicativo, você poderá ver a lista com os participantes inscritos e realizar o check-in de quem comparece ao evento. O check-in poderá ser feito diretamente na lista de inscritos ou pela leitura do código QR nos ingressos impressos ou na tela do celular. :)

Acesse mais informações sobre o aplicativo de check-in conforme o sistema operacional do seu aparelho:

Android: Como utilizar o aplicativo Sympla Organizador - Android?

iOS: Como utilizar o aplicativo Sympla Organizador - iOS?

Check-in via Scanner

O check-in via scanner acontece a partir da leitura do código de barras do ingresso. Para isso, é necessário que você tenha um scan de códigos de barra.

Posicione o cursor do seu mouse no campo de leitura. Com o seu equipamento de leitura de códigos de barra, posicione o feixe no código de barras do ingresso. O código será importado para a plataforma e o check-in será realizado.

Para eventos com grande volume de participantes, oferecemos soluções customizadas. Para falar com a gente clique aqui .

Check-in Offline

Imprimindo a lista de participantes em PDF

Recomendado para eventos de pequeno/médio porte, onde o controle de entrada é feito na portaria e de maneira simples. Basta conferir a identificação e/ou o ingresso do participante que acaba de chegar com os nomes e/ou números de ingressos presentes na lista impressa. A lista conterá todos os participantes já confirmados e, caso deseje, aqueles participantes cujas compras ainda se encontram pendentes de aprovação.

Lembre-se que esta lista também pode ser gerada no decorrer das vendas e continuará crescendo à medida em que novas vendas forem sendo realizadas. Portanto, assegure-se de que a lista final utilizada para o controle de entrada seja impressa apenas depois que as vendas tenham sido encerradas.

Para imprimir, selecione o menu “Participantes”, depois clique em “Imprimir lista”:

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Através de um arquivo em Excel

Esta é a opção adequada caso você não possua conexão à internet no local do evento e precise realizar o credenciamento dos participantes. Basta exportar o arquivo Excel com a lista completa de participantes antes do evento e utilizá-lo em um ou mais computadores.

Caso tenha internet no local e opte por usar a lista em mais de um computador, indicamos que compartilhe o arquivo do Google Drive para que as marcações de check-in sejam feitas em tempo real.

De forma similar à lista em PDF, na entrada do seu evento você poderá pedir a identificação de seus participantes e compará-las com os nomes presentes na lista ou pedir a apresentação da versão impressa do ingresso.

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#DicaSympla: Descubra qual é a melhor forma de controlar a entrada de participantes no seu evento e aprenda as melhores práticas para a organização dos seus eventos em nosso Blog!

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