Como posso ser transparente sobre a coleta e a utilização de dados pessoais?

O objetivo dessa publicação é meramente informativo. Nós nos preocupamos com os organizadores de evento que utilizam a nossa plataforma, mas não prestamos consultoria jurídica e nem nos responsabilizamos pelo uso diferente do sugerido.

Lei Geral de Proteção de Dados

Antes de entender sobre as boas práticas de transparência recomendadas, é muito importante lembrar que esses conceitos são oriundos da LGPD, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018).

A legislação foi criada com o objetivo de regulamentar a coleta e o tratamento de dados pessoais. As novas regras são claras e a lei propõe um padrão mais elevado de proteção de dados no país. É necessário entendê-la para evitar danos à sua imagem ou até punições legais.

O Organizador é responsável por prover transparência sobre os dados por ele utilizados e outras informações relacionadas à privacidade e proteção de dados. As responsabilidades da Sympla e do Organizador estão descritas no Acordo de Processamento de Dados (DPA) e na Política de Privacidade da Sympla. Ambos os documentos podem ser acessados através da página dos Termos e Políticas.

Transparência

Como abordado anteriormente, uma das responsabilidades dos agentes de tratamento de dados é ser transparente com o titular. Ou seja, é preciso prover informações claras e precisas sobre como os dados pessoais dos participantes são utilizados.

Ao realizar a inscrição em um evento, o titular afirma estar ciente dos Termos e Políticas da Sympla. Todavia, ainda é necessário que o Organizador ofereça visibilidade aos participantes sobre a coleta, utilização e compartilhamento de dados, assim como outras informações demandadas pela LGPD. 

Você pode inserir essas e outras informações pela própria plataforma Sympla, durante a criação do seu evento ou conteúdo. Para isso, existem duas opções:

Opção 01: Inclua uma “Declaração de Privacidade” no “Termo de Responsabilidade” do formulário de inscrição/compra personalizado, um serviço disponível na plataforma Sympla. Saiba como fazer isso clicando aqui

Opção 02: Disponibilize uma Declaração de Privacidade na descrição do evento. Você também pode citar as Declarações ou Políticas dos terceiros com quem os dados serão compartilhados.

Independente da opção escolhida, o mais importante é garantir que o conteúdo contemple o nível de transparência adequado. Para tanto, considere as recomendações:

  • Informar quais dados estão sendo coletados
  • Indicar como os dados serão utilizados e para quais finalidades.
  • Informar se os dados são compartilhados com terceiros (ex.: patrocinadores, fornecedores, parceiros comerciais, agências de marketing, artistas, entre outros) e para quais finalidades os dados são compartilhados.
  • Informar sobre o período de armazenamento dos dados e as medidas de segurança adotadas.
  • Esclarecer as responsabilidades do Organizador e dos Titulares.
  • Oferecer meios para exercer direitos ou responder eventuais dúvidas.

Lembre-se que, quanto mais transparência você oferece no seu texto, mais confiança você passa para os participantes e isso é muito valioso para o sucesso dos seus eventos. 

Consentimento

Se você deseja utilizar o consentimento como hipótese legal para o tratamento de dados pessoais, é possível atender aos requisitos da Lei, através da própria plataforma Sympla.

O consentimento pode ser coletado em conformidade legal ao configurar o Termo de Responsabilidade contendo a Declaração de Privacidade como "opcional". Para isso, basta desmarcar a opção “Campo de preenchimento obrigatório”. Assim, é possível distinguir os titulares que consentem com os tratamentos daqueles que não consentem.. Lembre-se que o consentimento deve ser livre, inequívoco, informado e para finalidades determinadas.

Além disso, o preenchimento dos dados do formulário personalizado também deverá ser opcional quando utilizado o consentimento.

Existem algumas situações em que utilizar o consentimento pode ser necessário, como por exemplo, para coletar dados sensíveis no formulário de inscrição personalizado. Saiba mais como coletar esses dados clicando aqui. Lembre-se também que, para coletar dados de crianças, é preciso coletar o consentimento dos pais ou responsáveis.

No caso da utilização de outras hipóteses legais para o tratamento dos dados, como o legítimo interesse, o cumprimento de obrigação legal ou a execução de contratos, a Declaração de Privacidade e os dados do formulário personalizado não precisam ser opcionais.

Modelo de Declaração de Privacidade

Disponibilizamos três exemplos de textos para serem utilizados na construção da Declaração de Privacidade do evento ou conteúdo. O modelo apresentado não é exaustivo e o objetivo buscado não é a sua adoção rigorosa. Como cada negócio possui características e especificidades próprias, os modelos devem ser adaptados para cada necessidade. 

Exemplo 01

Ao prosseguir com a inscrição, declaro estar ciente que os dados pessoais como Nome e E-mail são utilizados pelo organizador para realizar a inscrição no evento, credenciar o e controlar o acesso e enviar comunicados e publicidades. Os dados também são compartilhados com os patrocinadores do evento, para que os mesmos enviem conteúdos exclusivos. As informações são armazenadas apenas pelo período necessário em infraestruturas de nuvem seguras, localizadas nos Estados Unidos da América ou em países da União Europeia. Para mais informações, entre em contato com o Organizador através do botão “FALE COM O ORGANIZADOR” ao final da página do evento.

Exemplo 02

Declaro estar ciente que os meus dados pessoais são coletados e utilizados pelo Organizador para realizar a inscrição no evento, controlar o credenciamento dos participantes e enviar comunicados. As informações são armazenadas apenas pelo período necessário para cumprir com as suas finalidades.

Exemplo 03

Declaro estar ciente que os meus dados pessoais são coletados e utilizados pelo Organizador, observando as condições:

  • Os dados coletados pelo Organizador incluem Nome e E-mail do participante. Os dados são fornecidos pelos titulares de forma voluntária, ao preencherem o formulário de inscrição no evento ou conteúdo.
  • As informações pessoais serão utilizadas para envio de comunicados importantes, para o credenciamento e controle de acesso no evento, para envio de publicidade e para emissão de certificados nominais.
  • Os dados serão compartilhados com os patrocinadores do evento, para que os mesmos divulguem anúncios e ofertas exclusivas.
  • Os dados serão compartilhados com prestadores de serviços em nome do Organizador, como por exemplo, a plataforma Sympla, utilizada para inscrição, processamento de pagamentos e outros serviços. Confira a Política de Privacidade da Sympla para mais informações.
  • Qualquer tratamento posterior dos dados para outras finalidades será comunicado ao titular através do e-mail utilizado na inscrição do evento ou conteúdo.
  • Os dados divulgados voluntariamente pelo participante durante o evento serão considerados como publicamente disponíveis e não corresponde à alçada de proteção de dados garantida pela organização do evento.
  • Os dados serão armazenados apenas pelo período necessário para alcançar as finalidades acima e cumprir com obrigações legais. Eles serão armazenados com os melhores esforços de proteção e segurança do mercado.
  • Em caso de dúvidas ou para exercer direitos, entre em contato através do botão “FALE COM O ORGANIZADOR” ao final da página do evento.

Você conheceu um pouco mais sobre como ser transparente sobre a coleta e utilização de informações pessoais. O que achou?! :) 

#DicaSympla: Saiba como criar um formulário de inscrição/ compra personalizado e não se esqueça de conferir a nossa Política de Privacidade.

Em caso de dúvidas, clique aqui e deixe sua solicitação! Nós te retornamos em até 1 dia útil.

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