O aplicativo Sympla Organizador foi desenvolvido para facilitar a gestão de seus eventos publicados na Sympla onde você estiver, possibilitando o acesso às informações de desempenho das vendas, tipos de ingressos ou inscrições já vendidos, realizar o check-in dos participantes ao chegarem ao evento, determinar acessos específicos em cada aparelho por tipo de portaria e muito mais. Tudo isso com muita segurança, rapidez e tecnologia.

Para utilizá-lo, você deve possuir um smartphone com sistema Android equipado com câmera e que possua conexão com a internet para que os dados sejam atualizados em tempo real.

1. Entre na Play Store, procure o aplicativo Sympla Organizador e clique em Instalar;
2. Após realizar o download, faça login no aplicativo utilizando sua conta Sympla. Se você deseja que outras contas possuam acesso ao seu evento, clique aqui e saiba como definir diferentes níveis de acesso.

Acessando o aplicativo, você encontrará o painel Meus Eventos, podendo selecionar aqueles que ainda vão acontecer ou eventos passados.

Gestão do evento

Ao selecionar o evento que deseja gerenciar, você terá acesso ao Painel de Vendas, onde encontrará o valor total vendido até o momento, o valor a ser recebido pela Sympla e a quantidade total de ingressos ou inscrições já realizadas e confirmadas. Além disso, também visualiza um gráfico que corresponde à quantidade de ingressos ou inscrições realizadas separadas por cada tipo estabelecido (como por exemplo: ingressos de 1º lote, ingressos de 2º lote, cortesias, etc).

Ao clicar no botão "Ver detalhes" ou no próprio gráfico, a tela de detalhamento das vendas é acessada. Nela, você pode selecionar se deseja ver o desempenho das vendas total, dos últimos 7 dias ou apenas daquele dia. Em todos os casos, é possível visualizar o gráfico da quantidade de ingressos ou inscrições vendidas por tipo estabelecido e os detalhes da legenda do gráfico logo abaixo.

Ao voltar para o Painel de Vendas, é possível arrastar a tela para a esquerda para acessar a tela de pagamentos pendentes. Nela, você visualiza o valor total ainda pendente de confirmação, a quantidade de ingressos ou inscrições nesta situação e o gráfico correspondente ao número de ingressos ou inscrições pendentes separadas pelos tipos disponibilizados

Ferramentas 

Ao clicar em Ferramentas, você acessará o Painel de ferramentas. Nele, é possível realizar algumas ações como adicionar pedidos, divulgar seu evento e gerir códigos de desconto.

As ferramentas são habilitadas de acordo com o nível de acesso do usuário do aplicativo. 

• Adicionar pedido são habilitados para Donos do evento e Gerente;
• Divulgue está habilitado para todos os níveis de acesso, com exceção de nível de acesso Check-in;
• Códigos promocionais está disponível para Donos do evento e gerentes.

Adicionar pedido

Ao clicar em Adicionar pedido, você acessará a funcionalidade de adicionar pedido. A primeira tela exibe os ingressos disponíveis. 

Nessa tela, os ingressos disponíveis serão listados, identificando as seguintes informações:

• Nome;
• Quantidade disponível;
• Valor;
• Status (esgotado ou não);

É possível selecionar mais de um ingresso para o pedido. Ao selecioná-los, uma barra inferior será exibida com o resumo do pedido.

Clicando em continuar, serão dados duas opções, “Preencher uma só vez” ou “Preencher cada participante”. Na primeira opção, somente as informações do dono do pedido serão requeridas. No segunda, as informações de cada participante do pedido serão solicitadas.

Preenchidos os dados e confirmado, a tela de resumo de pedido é exibida. Nela, todo o resumo é detalhado e o usuário pode confirmar o preenchimento.

Finalizando o pedido, é possível ainda fazer algumas ações, como enviar o pedido por email e realizar o check-in do participantes.

Divulgue

Ao clicar em Divulgue, você acessará a funcionalidade de compartilhamento de evento do aplicativo.

Nela, você pode compartilhar seu evento por diversas formas, incluindo redes sociais como Whatspp, Facebook e Instagram. 

Códigos promocionais

Ao clicar em Códigos promocionais, você acessará a funcionalidade de código de desconto. Na tela inicial vocês poderá visualizar a quantidade utilizada total de códigos, visualizar a lista de códigos existentes, enviá-los por e-mail, compartilhá-los.

Clicando no botão +, pode-se adicionar novos códigos. 

E clicando nas opções de cada códigos, é possível ainda editá-los ou deletá-los.

Controle de Acesso

Ao clicar em Check-in, você acessará o Painel de Check-in, onde dados necessários para realizar o controle completo do acesso ao seu evento são exibidos. É possível verificar a quantidade de check-ins já realizados, quantos faltam de acordo com o total vendido e a porcentagem correspondente aos que já acessaram e aos que ainda não chegaram.

Ao clicar nos gráficos correspondentes às porcentagens ou na opção "Ver detalhes", você acessa o detalhamento dos check-ins já realizados. É possível visualizar o gráfico com a quantidade de ingressos ou inscrições já validados que acessaram o evento separados por tipo disponibilizado, além de ver os detalhes da legenda do gráfico logo abaixo.

Ao voltar para o Painel de Check-in, é possível selecionar o tipo de check-in a ser realizado: se via Câmera ou Lista de Participantes. 

Ao clicar em "Participantes", o modo lista é acessado. Serão exibidos os nomes de todos os participantes do seu evento em ordem alfabética assim como os detalhes da compra, tal como tipo de ingresso ou inscrição adquirida pelo participante e o código do seu ingresso. 

As buscas para a realização do check-in manual podem abranger todos os ingressos ou inscrições vendidos, apenas entre os participantes que já realizaram check-in e entre aqueles que ainda não o fizeram.

É possível realizar buscas pelo nome do participante, através do código do ingresso ou pelo e-mail cadastrado no momento da compra clicando na lupa localizada no canto superior direito, como mostrado abaixo.

 Para efetuar o check-in manual, basta localizar o participante desejado e deslizar o nome do mesmo para a esquerda. A opção "Fazer check-in" irá surgir e, para confirmar o check-in, basta clicar nesta opção. A mensagem "Check-in realizado!" aparecerá na parte superior da tela.

 É possível desfazer o check-in já realizado, também deslizando o nome do participante para a opção "Desfazer" surgir. Basta clicar na mesma para desfazer o check-in e a mensagem "Check-in desfeito!" surgirá na parte superior da tela. 

Importante: se você deu acesso do tipo "Check-in" aos operadores de portaria do seu evento, a opção de desfazer o check-in não é disponibilizada. Saiba mais sobre os níveis de acesso clicando aqui.

Também é possível realizar o check-in via câmera clicando no botão laranja que contém um QR Code, localizado no Painel de Vendas e no de Check-in.

No check-in via câmera, basta centralizar o QR Code presente no ingresso dentro da mira de foco da câmera do celular que a leitura será realizada rapidamente. A leitura do QR Code do ingresso é feita quase que instantaneamente quando o celular possui uma boa conexão com a internet. Se por alguma razão ela estiver lenta, a mensagem “Carregando” irá aparecer.

 Importante! Aparelhos que não possuem a funcionalidade de "auto foco" em sua câmera, não tem o download do aplicativo Sympla Organizador habilitado. 

#DicaSympla: se a iluminação estiver precária na portaria, você pode ligar o flash do seu celular no próprio aplicativo. Fique atento à bateria e carregue uma bateria portátil, se for o caso :)

 As possíveis respostas do aplicativo

Após a leitura, o aplicativo mostrará uma mensagem dentre as cinco a seguir:

#DicaSympla: é altamente recomendável que você tenha conhecimento das possíveis respostas do aplicativo!

Check-in realizado

Significa que o ingresso é válido, pertence ao evento e a entrada do seu portador está liberada. Essa mensagem acompanha o horário em que o check-in foi realizado.

Ingresso já utilizado

Significa que o ingresso é válido e pertence ao evento, mas já foi validado anteriormente. Quando essa opção aparece, recomendamos que você verifique o horário que o check-in foi realizado e qual o horário da última leitura. 

Fique atento para não realizar a leitura do mesmo ingresso duas vezes. Isso pode ocorrer, por exemplo, se o telefone estiver no modo silencioso, omitindo o sinal de aviso da leitura, ou caso o operador se distraia. Por isso, confira sempre os horários mostrados na tela no momento do check-in caso essa mensagem apareça.

Entrada limitada

Significa que o ingresso é válido e pertence ao evento, mas a entrada daquele tipo específico de ingresso foi limitada através da ferramenta de filtros. Nesse caso, basta conferir a política do evento quanto à entrada deste tipo de ingresso e à qual portaria ele pertence. Feito isso, basta direcionar o participante para a portaria de entrada correta.

Na maior parte dos casos, basta verificar no ingresso do participante qual o nome do mesmo para encaminhá-lo para a entrada apropriada.

Ingresso inválido

Significa que este ingresso não é válido, não pertence a este evento e a entrada de seu portador não é permitida. Geralmente esse aviso acontece quando o ingresso pertence a outro evento, ou foi cancelado a pedido do comprador ou pela análise de risco que é realizada sobre cada compra. Nessa situação, confira as informações do ingresso (nome, data, hora do evento e demais dados do participante) e se informe de como aquele ingresso foi adquirido (venda online, pontos de venda oficiais ou outros).

Operando o aplicativo sem conexão à internet

Se no local do evento não for possível utilizar o aplicativo conectado à internet, realize os procedimentos abaixo para operar a sua portaria:

1. Antes de levar o equipamento ao evento, faça o login no aplicativo em um local com acesso à internet e abra a lista de participantes para sincronizar;
2. Com algumas horas de antecedência à abertura do evento, verifique se todos os celulares que serão utilizados estão logados no aplicativo e com a lista de participantes aberta previamente (quando com conexão à internet). Se não, faça como na dica 1;
3. Encerre as vendas online logo antes da última sincronização dos seus celulares.

Não se esqueça de conectar os telefones após o evento à internet e sincronizar as informações do aplicativo.

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